Прежде, чем начать оптимизацию того или иного отдела, каждый работодатель и владелец компании должен ответить на ряд очень простых, но важных вопросов.

Для бухгалтерского отдела вопросы будут следующие:

1. Что делает бухгалтерия?
   Данный вопрос нужно рассматривать с точки зрения компании в целом. То есть, что делают профессиональные бухгалтеры для компании, участвуют ли они в важнейших финансовых задачах? Сочетаются ли цели бухгалтерского отдела с целями компании?
2. Второй вопрос: кто ответственен за поставленными перед отделом задачами?
3. Почему именно эти сотрудники заняты в выполнении этих задач?
   Тут в первую очередь имеется ввиду компетентность сотрудников: справляются ли они со своими задачами, достаточно ли у них для этого знаний и опыта?
4. Где их место работы?
   Удобно ли расположен отдел бухгалтерии для остальных подразделений? Или бухгалтерией занимается бухгалтерская аутсорсинговая компания? Приемлемо ли это?
5. Как организована работа отдела?
   В данном вопросе могут быть более конкретные подвопросы: как ведется бухгалтерский учет, какой уровень затрат на отдел, есть ли инструменты для автоматизации работы и т.д.?
6. И последний вопрос: как работают сами сотрудники отдела?
   А именно: сколько времени у них уходит на подготовку того или иного отчета, какие методы при этом используются, какие инструменты? Заняты ли работники отдела в каких-либо еще проектах или задачах компании?

Как только информация (которая сможет ответить на все поставленные вопросы) будет собрана (например, методом анкетирования), можно уже будет приступить непосредственно к оптимизации рабочих процессов.

Этапы оптимизации могут быть следующими:

• конкретизация (или постановка) целей отдела;
• конкретизация, переработка или разработка организационной структуры отдела;
• установка новых показателей отдела, которые смогут адекватно и объективно отражать эффективность его работы;
• определение списка функций и задач, над которыми сотрудники отдела могли бы начать работу. Данные задачи могут быть напрямую не связаны с работой отдела;
• оценка профессионализма отдельно взятого работника отдела;
• разработка инструкций, направленные на регулирование рабочего процесса;
• установление новых методов управления;
• и, конечно же, информирование сотрудников о каждом этапе оптимизации, объяснение, зачем это нужно.

Стоит помнить, что классическое сокращение численности сотрудников внутри отдела — это не оптимизация. Оптимизация — это отладка рабочих и бизнес-процессов, увеличение эффективности взаимодействия отдела с другими подразделениями. Оптимизация направлена на долгосрочные перспективы, и единственная ее цель — это увеличение благосостояния компании путем отладки имеющихся бизнес-процессов.