Любой профессиональный бухгалтер знает, что все, даже самые маленькие траты в командировках должны быть учтены и зафиксированы в бухгалтерском учете. И чтобы проще было ориентироваться нашим читателям в возможных расходах со стороны сотрудников компании, мы опишем наиболее часто встречающиеся ситуации.

Если сотруднику предстоит командировка в другой город или даже страну, почти наверняка ему придется бронировать номер в гостинице и оплачивать питание.

Для облегчения ведения бухгалтерского учета можно заранее запросить у гостиницы счет, в котором будет указана вся необходимая информация. Если этот счет оплачивается с корпоративной карты, тогда расход будет считаться расходом компании.

Помимо фиксированных выплат сотрудникам (на ту же бронь номеров в гостинице), могут назначаться также суточные, при помощи которых можно оплатить дополнительные расходы. НДФЛ не облагаются суточные размером 700 р. в РФ и 2 500 р. на территории любого иностранного государства.

Следующей наиболее распространенной графой расходов считается транспорт. Сюда входят авиабилеты, билеты на поезда, а также оплата виз.

Оплата общественного транспорта входят в суточные.

Еще бывают ситуации, когда в командировке у сотрудника возникает необходимость обмена валюты (например, в иностранном государстве), из-за чего в будущем у бухгалтера может возникнуть затруднение с фиксацией этого факта в бухгалтерском учете.

В данной ситуации лучше всего заранее просить сотрудников запрашивать у банков специальные справки, в которых отображалась бы дата произведения операции обмена валюты. Если такой справки нет, тогда расходы пересчитываются по той дате, которая отображена в авансовом отчете.