К сожалению, не все компании могут позволить себе свой собственный автопарк или парк прочих транспортных средств, поэтому многие работодатели (особенно относящиеся к малому бизнесу) просят сотрудников использовать свой личный транспорт.

В этом случае сотруднику положено выплачивать необходимые компенсации (за износ, а также за использование личного транспорта).

Получается, что профессиональному бухгалтеру расходы на личный транспорт нужно разделять на 2 вида: компенсационные и за возмещение расходов.

В бухгалтерском и налоговом учете расходы на личный транспорт входят в состав прочих расходов, в которых предусмотрена графа на компенсацию за использование транспорта для служебных поездок.

Выплаты компенсаций производятся в соответствии с заранее составленным приказом. Как правило, размер компенсации фиксирован, начисляется раз в период, в который транспортное средство используется. На время отпуска, больничного и прочего, из-за чего сотрудник считается временно нетрудоспособным, компенсация не выплачивается.

Компенсации на эксплуатацию автомобиля производятся на основании соглашения сотрудника и главы компании. Для того, чтобы получить полагающиеся денежные средства, необходимо предоставить технический паспорт и доверенность на право пользования автомобилем (если таковое имеется). В случае, если заранее компенсационная сумма не была установлена, сотруднику нужно предоставить документы о произведенных расходах на ремонт личного транспорта.